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上海体育学院各级印章管理使用办法
 

上海体育学院各级印章管理使用办法

上体院院字〔2013〕9号

为加强学院印章的管理工作,做到合理用印,使公章管理更加规范化、制度化,特制定本使用办法。

第一章印章的刻制、启用与废止

第一条印章的刻制

1. 学院钢印、院印、院领导签名章等,由学院办公室到指定单位刻制;各部、处、学院及科室刻制印章,须为学院已批准成立的部门,并经院长办公会批准同意后,由学院办公室到指定单位刻制;因工作需要的业务专用章,由所属各单位提出申请,经学院审批后方可刻制。

2. 各单位未经许可不得自行刻制带有“上海体育学院”的印章和业务专用章。

第二条印章的启用

新刻制的印章由学院办公室验印登记并下发启用通知后方能启用。

第三条印章的废止

因某种原因停用某种印章时,应经院长办公会批准后,向有关部门发出停用通知。作废印章,交学院办公室封存。

第二章 印章使用范围

第四条各级印章使用时,需根据印章使用规定进行登记备案后,方可使用印章。

第五条各级印章使用规定

(一)钢印

用于学院颁发的各类证件和证书(团员证、学生证、毕业证、学位证等)的照片压印,不能独立使用。

(二)院章(包括学院党委印章和学院行政印章)

1. 用于以中共上海体育学院委员会或上海体育学院名义,发出的请示、报告、合同、布告、通告、公函等;

2. 用于院内颁发的各类文件、证件、证书、聘书等;

3. 用于以学院名义签订的协议书、意向书等(不含经济合同);

4. 用于各类需经学院批准的申请表、申报材料、出国材料等;

5. 用于各部门需要使用院章发出的公文;

6. 其它需要使用院章的。

(三)院领导签名章

1. 用于学院颁发的各种证件、证书、聘书等;

2. 用于需要署名的相关报表、合同、协议及委托书、任务书、申报书、审批表等;

3. 用于以院领导名义发出的信函;

4. 其它需要使用院领导签名章的。

(四)院内各单位印章

1. 用于院内各单位之间互相接洽公务;

2.用于在职权范围内,以单位名义发出的通知、通告、文件、资料、计划、总结等;

3.用于院内单位与院外相关部门同级单位联系公务时,使用的便条、公函、一般证明材料等;

4.其它需要使用单位印章的。

(五)各级印章不得使用范围

1.不得代替院章发正式文件,特别是对上级机关所作的请示、报告;

2.不得为私人证明家事、身份、学历或政历情况;

3.不得在不属于本单位业务范围内的公文、公函、证明及其它材料上盖公章。

第三章印章使用程序

第六条以学院党政名义发出的公文,按照公文流程,凭手续齐全的《上海体育学院发文用纸》用印。

第七条其它需要使用院章的,需填写《上海体育学院印章用印申请表》,注明名文件名称、发送单位、份数、日期等,经部门负责人签名并加盖部门印章,然后由分管院领导审核、签名后用印。

第八条需加盖院领导签名章的,须经相关院领导认可后用印。

第九条严格控制院章、钢印的适用范围,凡用各单位印章可以办理的事项,不得使用院章。

第四章 印章的管理

第十条各级印章应由各部门主管负责人指定专人进行保管,并严格按照规定使用,不得擅自取印自用。印章的保管应注意安全、保险、以防丢失。

第十一条印章保管人员不在岗位时,可委托责任心强、认真负责的人员代管,以确保能及时用印,使工作正常运转。

第十二条印章必须当面使用,不得借出。如有特殊情况必须借出使用,须经各部门主管负责人批准,同时做好保护措施。

第十三条用印要注意位置恰当,盖住落款单位名称和日期,字组端正,图形清晰。

第十四条各部门印章必须严格按照有关规定使用,如发现违反规定使用印章或制造假印章应立即扣留,并追查责任。

第十五条公章如有丢失,必须立即向学院办公室报告,迅速办理挂失手续,并及时补章。

第五章附则

第十六条本办法由学院办公室负责解释。

第十七条本办法自印发之日起试行,原《上海体育学院各级印章管理使用办法》(上体院院办字〔1988〕66号)同时废止。

附件:上海体育学院印章用印申请表(略)

二〇一三年三月六日

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