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上海体育学院院字公文生成程序
 

一、院字公文的类型和文号编制

类型:请示、报告、商请(邀请)函;

规章制度(管理办法等)、组织机构、人员组成、任命等;

实施方案、工作总结(计划、要点)、通知等。

格式:

院党委公文使用“中共上海体育学院委员会”、行政公文使用“上海体育学院文件”红头发文纸。公文一般由发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、附注、印章、成文时间、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

字号:由发文单位代字、年份、序号组成。

我院发文字号有:

上体院党字()号,上体院院字()号;

上体院办字()号,上体院组字()号,上体院纪字()号,

上体院人字()号,上体院教字()号,上体院科字()号,

上体院学字()号,上体院财字()号,上体院后字()号。联合行文,只标明主办机关发文字号;党政联合行文,使用党委文件字号。

二、院字公文的行文规则

1.行文应当确有必要,注重效用。

2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。

3.学院各部门不得以学院名义或自行对外行文。除学院办公室外,各部门不能再院内直接行文。

4.向上级机关的行为,一般只能主送一个上级机关,如需报送其他相关的上级机关,须用“抄送”形式。

5.要区分“请示”与“报告”。“请示”应一文一事。“报告”不得夹带请示事项。除领导直接交办的事项外,不得直接向领导个人报送“请示”或“报告”。

三、院字公文生成流程

四、院字公文生成过程

1.拟核稿

公文文稿由主办部门拟写,草拟公文应当做到:

(1)符合国家的法律、法规及其他有关规定。

(2)情况确实,观点明确,表述准确,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

(3)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。

(4)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

(5)应当使用国家法定计量单位。

(6)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确地中文译名。

2.会签

公文内容涉及其他部门的,应请相关部门进行会稿并签署意见,需有部门负责人签名、会签日期。

3.审定

拟稿部门在提交稿件前应对公文的内容、格式和表述等认真核对,并请相关职能部门以及分管院领导审阅,无异议后递送学院办公室;

会签部门应对稿件中与本部门相关的内容进行核准并会签意见;如有修改意见,修改过程中使用修订模式,或随稿附上前一稿和审核(会签)意见,以便审核完善稿件。

4.签发

院党政公文由学院办公室呈送主要院领导签发。凡综合性公文,需由相关院领导会签。发文时间以院领导签发日期为准。

5.编报(核对、发送)

拟稿部门负责对文字、标点符号、公文排列格式根据院领导签发意见进行校对,并送交院办最后校对定稿,确认无误后,方可印制;

公文经盖章生效后,由拟稿部门负责发送相关部门。同时,各类公文(保密文件除外)应当通过校园网、公告栏或其他渠道向全院公布。

五、发文用纸(附件2)

六、院字公文文体要求

题目:华文中宋小二加粗

一级标题:黑体四号加粗

二级标题:楷体四号加粗

三级标题:仿宋四号加粗

正文:仿宋_GB2312四号

结构层次序数:

第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”,规章制度类发文中依次为章、节、条、款等。

公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

时间格式:阿拉伯数字,如:2015年10月19日

落款:行后空两格,落款时间行后空四格

七、《上海体育学院公文处理实施细则》(附件3)

附件【1-上海体育学院公文生成流程图.docx已下载
附件【上海体育学院公文处理实施细则-上体院院字〔2003〕93号.doc已下载
附件【1-上海体育学院发文用纸.doc已下载
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