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学院统筹管理会议室申请使用程序
 

一、 学院会议室基本情况

二、会议室使用管理要求

1.会议室是学院专门用于召开各类会议、学术和文体活动的场所。会议室分为学院办公室统筹管理和二级单位自行管理两类会议室。会议室管理单位和使用单位应及时沟通协调、互相积极配合,提供人性化会务服务工作。

2.实行提前预约制度。大型学术会议、庆典活动、培训学习班等需分管院领导审批同意后预约登记,必要时提交院长办公会审议;每周相对固定的例会、专项工作会等需在周四前上报,以便《学院一周安排》统筹安排和使用会议室。临时会议需及时与学院办公室做好沟通协调工作。

3.会议室使用申请程序。使用单位需提前一周在网上递交会议室使用申请,经部门负责人同意后,流转至学院办公审批。若与其他会议冲突,则由学院办公室统筹安排。

4.会议室使用与会务保障工作。学院办公室全面统筹,协调出席领导。使用单位负责参会人员通知、会议文件准备、桌椅移位及复原、茶歇提供服务等各项会务工作。后勤服务中心负责会议室保洁、绿植养护、音像设备保障等工作。根据会议要求,会前1天完成席位安排、音像灯光调试等。无会议期间,定期做好会议室设施维护工作。

5.本办法最终解释权归学院办公室。

三、会议室申请使用流程图

附件【8-学院统筹管理会议室使用申请流程图.docx已下载
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